Laboratorios MYG

GENERALIDADES

LABORATORIOS M&G, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se permite informar al Titular de Datos Personales sobre la política implementada para la protección y tratamiento de dichos datos.

La presente política fue elaborada teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”, la Circular 2 del 3 de noviembre de 2015 y le sarán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan.

Las directrices contenidas en la presente política aplican a las bases de datos de trabajadores, proveedores y clientes de LABORATORIOS M&G. Así mismo, por medio del presente documento se dará cumplimiento a los deberes contenidos en la ley, para los responsables del tratamiento de datos personales.

DEFINICIONES

Para efectos de interpretación de la presente política y de acuerdo con lo establecido en la Ley, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Protección y Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural que realiza la protección y tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de Privacidad: escrito, contenido en la autorización de tratamiento de datos personales, mediante el cual se le informa al titular para el tratamiento de sus datos personales, de la existencia de la política de protección y tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a la misma y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato Público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, y documentos públicos.

PRINCIPIOS

Los principios que constituyen los parámetros generales que serán aplicados por LABORATORIOS M&G en los procesos de recolección, protección, uso y tratamiento de datos personales son los siguientes:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales que realiza LABORATORIOS M&G, obedece a una finalidad legítima que debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de LABORATORIOS M&G, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de LABORATORIOS M&G, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LABORATORIOS M&G, con Nit. 900.414.960-8, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, con oficina principal en la Calle 65A # 74-54 Bogotá. Correo electrónico: gerencia@laboratoriosmyg.com, dircalidad@laboratoriosmyg.com, dirpersonal@laboratoriosmyg.com. Teléfono: (601) 3004756, 3108066036. Página WEB:  https://laboratoriosmyg.com/  es responsable del tratamiento de los datos personales.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales que serán objeto de tratamiento por parte de LABORATORIOS M&G, están incluidos en una base de datos y utilizados para las finalidades, descritas en el formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad suscrita por parte del Titular de Datos Personales.  La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de LABORATORIOS M&G requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los titulares de estos; para lo cual se ha dispuesto de un formato mediante cual se obtendrá la autorización de los titulares de los datos, en el momento de su recolección. La autorización puede constar en un documento físico y/o electrónico, en todo caso que permita la posterior consulta.

Con el formato de “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad” se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición. Es una declaración que informa al titular de los datos personales lo siguiente:

1. La finalidad para la cual se recopilan los datos personales
2. Plazo establecido para el tratamiento y almacenamiento de datos
3. Quién recopila su información y quien actuará como responsable del tratamiento de datos personales
4. Sobre la existencia de una política de tratamiento de datos y donde se puede consultar
5. Es facultativo responder preguntas que eventualmente sean hechas sobre datos sensibles
6. Que se garantizara la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos.
7. Que LABORATORIOS M&G se reserva el derecho de modificar su Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LABORATORIOS M&G, en su condición de responsable del tratamiento.
3. Ser informado por LABORATORIOS M&G, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, mediante solicitud a correos indicados al final de este documento.

DEBERES DE LABORATORIOS M&G EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

LABORATORIOS M&G tendrá en cuenta, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley. LABORATORIOS M&G se compromete a cumplir de forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, e informar a esta entidad cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
2. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data e informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
5. Realizar oportunamente, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
6. Velar porque el encargado del tratamiento acoja las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
7. Designar áreas que se responsabilizaran del trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

DERECHO DE ACCESO

El titular sobre la información tiene derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento; por tanto, LABORATORIOS M&G debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías: 

1. El titular puede conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
2. El titular puede tener acceso a los datos personales que están en posesión del responsable.
3. El titular puede conocer el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades.

CONSULTAS

Los titulares de la información objeto de tratamiento o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.  Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales LABORATORIOS M&G:

1. Dispone de medios de comunicación indicados al final de este documento
2. Designa a las áreas de Dirección de Calidad dircalidad@laboratoriosmyg.com, Dirección de Recursos Humanos dirpersonal@laboratoriosmyg.com y Gerencia gerencia@laboratoriosmyg.com, para la atención de consultas y las mismas serán atendidas, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RECLAMOS

De acuerdo con lo establecido en la ley, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante la sociedad LABORATORIOS M&G, como responsable del tratamiento, y será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo recibido debe contar con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y acompañado de los documentos que se quiera hacer valer. En caso de no presentarse el reclamo con información completa se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.  Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Cuando el reclamo este completo, se incluirá en el registro de la base de datos que mantiene el responsable de tratamiento, una anotación así: “reclamo en trámite” y el motivo de este, esta anotación se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo y se deberá responder dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS

El titular o su representante podrán solicitar a LABORATORIOS M&G, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.
2. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

SUPRESIÓN DE DATOS

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LABORATORIOS M&G la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

 EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LABORATORIOS M&G.   El responsable puede negar el ejercicio de este cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, LABORATORIOS M&G., establece mecanismos de comunicación sencillos, de fácil acceso y gratuitos mediante los cuales el titular de los datos puede manifestar revocar su consentimiento.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley, LABORATORIOS M&G adoptará las medidas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros de datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD

LABORATORIOS M&G mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información:

1. Dara capacitación al personal que ingresa a la compañía acerca de la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales.
2. Establece funciones y obligaciones precisas al personal con relación a la seguridad de la información.
3. Estructura de manera adecuada las bases de datos de carácter personal y la descripción de los sistemas de información que los tratan.
4. Implementa procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
5. Realiza auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en esta política y en los procedimientos de seguridad que se implementan.

Las áreas responsables de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la ley serán:  Dirección de Calidad para las bases de datos personales de Proveedores, Dirección de Talento Humano para las bases de datos personales de Trabajadores y Gerencia para bases de datos personales de Clientes.

Medios electrónicos para la atención: gerencia@laboratoriosmyg.com, (datos personal de clientes), dircalidad@laboratoriosmyg.com (datos personales de proveedores), dirpersonal@laboratoriosmyg.com, (datos personales de trabajadores). Medios telefónicos: (601) 3004756 y 3108066036. Dirección Física en Calle 65 A # 74-54.

VIGENCIA. La presente política rige a partir del 2023-04-18.